Canales de comunicación
LA PLANTACIÓN TENAMPA, cuenta con varios medios de comunicación (verbal o escrita) para asegurar que la información fluya adecuadamente al momento de recibirla como al enviarla.
Estos medios incluyen, pero no se limitan a: reuniones, visitas, oficios o cartas, publicaciones, encuestas, boletines, teléfono, entrevista, correo electrónico, etc
Canales de comunicación
Las comunicaciones escritas internas y externas se recibirán en las oficinas:
- Principal Bogotá Cra. 11ª No 97ª-19 Of. 605
- Plantación: Km 7 vía la Cristalina a Murujuy, Vereda la Cristalina Puerto Gaitán Meta
Equipo de personas, legalmente constituido y regido bajo la resolución 2013 de 1986, con la misión de promover y vigilar las normas y reglamentos de salud ocupacional dentro de la empresa y servir de puente de comunicación entre la gerencia y los empleados.
Todas las consultas relacionadas con el Sistema de Gestión Integrado se podrán realizar:
- Vía correo electrónico.
- Reuniones del área.
- Reuniones Operativas.
- Reuniones gerenciales.
- Mediante el uso de memorandos.
Estas reuniones tienen como objetivo el informar y educar a las personas sobre los temas de Calidad, Salud, Seguridad y Medio Ambiente, producción, agronómicos y motivar a los empleados para el cumplimiento de las metas establecidas. Para cada reunión se llevará un registro de asistencia o acta de reunión debidamente archivada, las frecuencias de las reuniones podrán variar cada vez que haya que ejecutar una operación crítica o exista una información de emergencia. Estas reuniones pueden contar con herramientas de multimedia o audiovisuales.
Reunión donde el Director de la plantación presenta un informe a la Gerencia General de las actividades realizadas en la plantación en los temas de operación, técnicos, calidad, SST y Ambiental. El desarrollo de esta reunión debe realizarse según el procedimiento revisión por la gerencia PR-GER-02
Reuniones cuya programación puede variar según la necesidad, donde se tratan temas relacionados con procesos operativos de ejecución de actividades en la plantación, seguridad, salud en el trabajo, medio ambiente, calidad y agronómico. Se culmina mediante la elaboración de un acta firmada (Acta de reunión F01-PR01-GER).
Reuniones diarias realizadas a los empleados del área operativa, donde se presentan temas programados de seguridad, salud en el trabajo, medio ambiente y agronómicos, además se retroalimenta de sucesos o eventos ocurridos en relación con los diferentes factores de riesgo e impactos que involucran las actividades a realizar. La programación puede alterarse en caso de que amerite tratar un tema específico de seguridad, salud en trabajo y ambiental, considerado como importante o urgente. Se debe diligenciar el registro en el formato de asistencia.
Este canal de comunicación tiene como finalidad la divulgación de temas relacionados con el sistema de gestión integrado, las cuales tienen que ser llamativas, deben de estar ubicadas en áreas estratégicas o de gran afluencia y fácil visualización del personal.
El control de los documentos se realiza según lo establecido en el procedimiento PR-HSEQ-02 Control de Documentos.
Es el medio electrónico de envío y recepción de información; disponible por el personal de LA PLANTACIÓN TENAMPA y por los representantes de las compañías contratistas permanentes.
Toda persona que ingrese por primera vez a ejecutar actividades laborales a las instalaciones de LA PLANTACIÓN TENAMPA recibe obligatoriamente información introductoria.
Medio definido por LA PLANTACIÓN TENAMPA para comunicaciones en cualquier momento. Dentro del área de cultivo, se cuentan con radios de comunicación para cargos estratégicos del proceso técnico agronómico.
En este se depositarán las sugerencias, peticiones, quejas o reclamos relacionados con la gestión de la organización, desempeño de los trabajadores, trato y relaciones interpersonales, entre otras. La periodicidad para abrir el buzón es mensual. El buzón se encuentra en el área de portería principal del campamento de la plantación El Tenampa
Este mecanismo abre la posibilidad de expresar inconformidades de la ciudadanía frente a las actividades que desarrolla en LA PLANTACIÓN TENAMPA en la zona, permitiendo espacios de opinión para que se conozcan las necesidades de la comunidad, permitiendo acercar a la organización a la comunidad.
Informacion a comunicar
La plantación Tenampa determina los siguientes documentos en idioma español como información pública, los cuales estarán a disposición del público a través de solicitud escrita del peticionario (PQRS) y éstas serán tramitadas por quien la Gerencia delegue
La información está disponible en la oficina de la plantación, ubicada en el km 11 de la vereda la Cristalina, en caso de requerir información adicional se pone a disposición los correos electrónicos: dirección@tenampa.com.co y sst@tenampa.com.co
PARTICIPACION Y CONSULTA
Las actividades de participación y consulta están seleccionados relacionados con los siguientes temas:
- Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles.
- Investigación de incidentes y accidentes de trabajo.
- Desarrollo y revisión de las políticas y objetivos del SGI.
- Cambios que puedan afectar el sistema.
- Representación en asuntos del sistema de Gestión.
- Reporte de actos y Condiciones Inseguras.
- Identificación de aspectos ambientales.
Los medios para garantizar la participación y consulta son:
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Se garantiza la protección de datos personales o de cualquier tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos con el fin de regular la gestión de su seguridad y de su identidad, en concordancia con la normatividad vigente Ley 1581 del 2012, Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, artículo 15 de la constitución política garantizamos el derecho a la intimidad; para ello, se realizar cuando sea necesario las actualizaciones y rectificaciones sobre cualquier información.
Los medios para garantizar la participación y consulta son:
A través de la convocatoria para la participación en el Comité, la selección de este, en las reuniones mensuales y gestión de las propuestas de los colaboradores.
A través de la participación de los colaboradores en la conformación de las brigadas de emergencias y participación en la ejecución de los simulacros de emergencias.
A través de la convocatoria para la participación en el Comité, la selección de este y las reuniones para la revisión y solución de los temas de acoso laboral que puedan presentarse en la organización.
A través de la participación de los colaboradores del COPASST, brigadistas, jefes inmediatos, trabajadores en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y la elaboración de los planes de acción resultantes de estas investigaciones.
A través de la participación de las mujeres trabajadoras de la organización en este comité, el cual es creado específicamente para concienciar, identificar y abordar cuestiones de interés, así como oportunidades y mejoras para las mujeres.
Nota: En caso de ser necesario, se realizará consulta acerca de asuntos relacionados con el Sistema de Gestión a las partes interesadas externas pertinentes.